Privacy- en cookieverklaring

Privacy- en cookieverklaring Emergis.nl

Via de website van Stichting Emergis (hierna: “Emergis”) worden privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt. Emergis acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywet stelt. Dat betekent onder andere dat wij:

duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacy- en cookieverklaring;
proberen onze verzameling van persoonsgegevens te beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
uw rechten respecteren, bijvoorbeeld om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage aan te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Wij zijn de verantwoordelijke bij de gegevensverwerking. In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij via de website verzamelen en gebruiken, en met welk doel wij dat doen. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Bent u op zoek naar informatie over uw privacy met betrekking tot het elektronisch patiëntendossier? U vindt deze informatie op onze website.

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 1 juli 2018.

Gebruik van persoonsgegevens

Door onze website te gebruiken laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die actief of passief rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is om het doel waarvoor wij uw gegevens verwerken, te bereiken.

Doeleinden van verwerking

Het verlenen van toegang tot de website www.emergis.nl en de functionaliteiten op de website door middel van Google Analytics cookies

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Daartoe worden er cookies door Google geplaatst. Wij hebben een bewerkersovereenkomst met Google gesloten om afspraken te maken over de omgang met onze data. Verder hebben wij Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten, tot slot laten wij de IP-adressen anonimiseren. De cookies worden automatisch van uw device verwijderd, deels na de sessie en deels na maximaal 2 jaar.

Het aanbieden van een veilige webomgeving door middel van BrowseAloud Plus

Wij gebruiken BrowseAloud Plus om uw gebruik van de website zo veilig mogelijk te laten verlopen. Gegevens die u invult op de website, worden door BrowseAloud Plus versleuteld verstuurd. BrowseAloud Plus verwerkt gegevens over de browser en het device. BrouwseAloud Plus is een functionele cookie, die na 1 jaar automatisch wordt verwijderd.

In- en uitschakelen van cookies:

In uw browser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd, wanneer u ermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw webbrowser. Let op: veel websites werken niet optimal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies:

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van uw site-bezoek meer registreren. U kunt er dan ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover, kunt u de handleiding van uw browser raadplegen.

Uw aanmelding als client bij Emergis

Via onze website kunt u zich aanmelden als cliënt bij Emergis. Om uw aanmelding te verwerken en om u met de juiste personen in contact te brengen, hebben wij gegevens van u nodig. Wij mogen deze gegevens verwerken op de grond van de overeenkomst die u met ons aangaat. Voor een aantal gegevens hebben wij ook een wettelijke verplichting om deze te verwerken. Onderstaand vindt u de gegevens die wij verwerken om uw aanmelding af te ronden en u aangemeld te houden:

Contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer)
Geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland
BSN
Geslacht
Nationaliteit
Gegevens betreffende uw burgerlijke staat
Gegevens betreffende uw leef- en woonsituatie
Medische gegevens
Gegevens over uw (zorg)verzekering
Financiële gegevens
Contactgegevens van uw ouders/voogden
Geboorteland van uw ouders
Naam, geboortedatum en geslacht kinderen
Naam, geboortedatum en geslacht van uw partner
Gegevens die u zelf invult in open velden.

Deze gegevens verwerken wij totdat u zich afmeldt als cliënt bij Emergis. Voor sommige gegevens, zoals medische gegevens of facturen, hebben wij een wettelijke bewaarplicht (en –termijn). De gegevens zullen dan conform deze bewaarplicht (en –termijn) bewaard worden.

Uw aanmelding voor een sociaal pension

U kunt zich bij Emergis aanmelden voor een sociaal pension. Om een passend sociaal pensioen voor u te vinden, hebben wij een aantal persoonsgegevens nodig. Deze persoonsgegevens verwerken wij voor de uitvoering van de overeenkomst, omdat wij daar wettelijke verplichtingen toe hebben en omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben.

Contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer)
Geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland
BSN
Geslacht
Nationaliteit
Gegevens betreffende uw burgerlijke staat
Gegevens betreffende uw leef- en woonsituatie
Medische gegevens
Gegevens over uw (zorg)verzekering
Financiële gegevens
Informatie over uw opleidings- en werkverleden
Informatie over uw inkomen en financiële status
Strafrechtelijke gegevens
Gegevens die u zelf invult in open velden

De gegevens bewaren wij conform onze wettelijke bewaarverplichtingen (bijvoorbeeld medische gegevens). De gegevens die wij niet onder een wettelijke bewaarverplichting hoeven bewaren, verwijderen wij zodra u niet meer onder behandeling bent bij ons.

Uw aanmelding voor een gastaccount om in te loggen op de systemen van Emergis

U kunt zich via de website aanmelden voor een gastaccount. Wij verwerken uw persoonsgegevens om de overeenkomst met u uit te kunnen voeren. Voor sommige gegevens hebben wij een wettelijke verwerkingsplicht. In dit gastaccount verwerken wij de volgende gegevens:

Contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer)
Geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland
Geslacht
Nationaliteit
Burgerlijke staat
De functie die u gaat vervullen
De naam van de verantwoordelijke leidinggevende van Emergis
BIG-registratie en/of AGB-code (inclusief bewijsstukken)
Uw handtekening in verband met de geheimhoudingsverklaring
Inloggegevens
VOG

De gegevens bewaren wij zeven jaar nadat het gastaccount wordt opgezegd.

U start als gedetacheerde/freelancer, stagiair of vrijwilliger bij Emergis

U kunt als gedetacheerde/freelancer, stagiair of vrijwilliger werkzaamheden bij Emergis uitvoeren. Om hiermee aan te kunnen vangen, om contact met u op te kunnen nemen en om opdrachten naar u uit te zetten, hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Deze gegevens verwerken wij op grond van de overeenkomst die u met ons sluit of voor de voorbereiding daarop. Voor de verwerking van sommige gegevens hebben wij een wettelijke verplichting (zoals BSN). Wij verwerken de gegevens alleen als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. De volgende persoonsgegevens kunnen voor dit doeleinde worden verwerkt, afhankelijk van waar u zich voor heeft aangemeld:

Contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer)
Geboortedatum en geboorteland
Nationaliteit
Geslacht
BSN
en datum
VOG
Gegevens van een partner en/of nood-contactpersoon
Bedrijfsgegevens
Betaalgegevens
Naam zorgverzekeraar en polisnummer
BIG-registratie, AGB-code en/of registratie Stichting Kwaliteitsregister Jeugd (inclusief bewijsstukken)
Kopie identiteitsbewijs
Kopie van
Gegevens onderwijsinstelling
Gegevens over de uit te voeren werkzaamheden of de stage
Uw titerbepaling
Of u een ov-chipkaart bezit en welke producten daarop geladen zijn
Gegevens ten behoeve van de Belastingdienst (zoals loonheffingskorting)
Gegevens die u zelf invult in open velden

Deze gegevens bewaren wij totdat u de overeenkomst met ons opzegt en maximaal 2 jaar daarna, tenzij de wet ons verplicht om de gegevens langer te bewaren. Gegevens die niet meer noodzakelijk zijn, verwijderen wij direct.

Uw aanmelding voor een Job Alert

U kunt zich via de website aanmelden voor een Job Alert, wanneer u op de hoogte wilt blijven van nieuwe vacatures binnen uw vakgebied. Deze Job Alert sturen wij maximaal één keer per week per e-mail. Voor het verzenden van de Job Alert verwerken wij, met uw toestemming, de volgende persoonsgegevens:

Contactgegevens (zoals naam en e-mailadres)
Geslacht
Sollicitatievoorkeuren

De toestemming kunt u altijd weer intrekken, bijvoorbeeld via het linkje dat we in elke Job Alert meezenden. Wij bewaren deze gegevens totdat u zich afmeld voor de Job Alert.

Uw open sollicitatie bij Emergis

Via onze website kunt u een open sollicitatie indienen. Op grond van de voorbereiding op een eventuele overeenkomst met u en met uw toestemming verwerken wij hiervoor de volgende persoonsgegevens:

Contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer)
Geboortedatum
Geslacht
Pasfoto (optioneel)
BIG-registratie en AGB-code
Sollicitatie-gegevens, zoals informatie over werkverleden, opleidingsniveau en andere relevante ervaring
Beschikbaarheid
Gegevens die u zelf heeft opgenomen in uw sollicitatiebrief en cv

Is er een goede match met een vacature en uw persoonlijke profiel, opleiding en eventuele werkervaring, dan nemen we contact met u op. Is er niet direct een match dan nemen we uw gegevens maximaal één jaar op in ons bestand. Uiteraard kunt u altijd uw sollicitatie weer intrekken. Wij verwijderen de gegevens dan direct.

Uw sollicitatie bij Emergis

U kunt bij ons solliciteren voor een baan, een stage, een werkervaringsplaats of voor vrijwilligerswerk. Om de sollicitatieprocedure te kunnen doorlopen, hebben wij bepaalde gegevens van u nodig. Deze gegevens verwerken wij ter voorbereiding op een eventueel te sluiten (arbeids)overeenkomst. Voor de verwerking van sommige gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting, omdat wij met cliënten en patiënten werken. Wij kunnen hiervoor de volgende gegevens verwerken, afhankelijk van de functie waarop u solliciteert:

Contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer)
Geslacht
Pasfoto (optioneel)
Geboortedatum en geboorteplaats
BIG-registratie, AGB-code en/of registratie Stichting Kwaliteitsregister Jeugd
Sollicitatie-gegevens, zoals informatie over werkverleden, opleidingsniveau en andere relevante ervaring
Beschikbaarheid
Gegevens die u zelf heeft opgenomen in uw sollicitatiebrief en cv

Deze gegevens bewaren wij totdat de functie is vervuld en wanneer u niet voor de functie in aanmerking komt tot maximaal 4 weken daarna. Met uw toestemming bewaren wij de gegevens maximaal 1 jaar, vanaf het moment dat de functie door een ander is vervuld. Wanneer u degene bent die de functie vervult, bewaren wij uw sollicitatiegegevens tot einde dienstverband, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om uw gegevens langer te bewaren.

Stage of werkervaringsplaats: wij bewaren uw gegevens tot het moment waarop u heeft aangegeven voor een stage of werkervaringsplaats beschikbaar te zijn of tot het einde van de stageperiode of werkervaringsperiode als u daarmee aanvangt.

Let op: een social media onderzoek kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Dit kan noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen of, als wij u in dienst nemen, ons imago in stand blijft. Wij bezoeken hiervoor uw pagina op Twitter, Facebook, Youtube, Google, Instagram en LinkedIn. Wij hebben hiervoor een gerechtvaardigd belang.

Wanneer u als gevolg van de sollicitatieprocedure voor een vast of tijdelijk dienstverband bij Emergis wordt uitgenodigd voor een arbeidsvoorwaardengesprek, vragen we aanvullend de volgende gegevens uit:

Geboorteland
BSN
Burgerlijke staat en datum
Gegevens van een partner en/of nood-contactpersoon
Gegevens van uw kinderen
Betaalgegevens en gegevens over uw inkomen bij uw vorige werkgever
Kopie identiteitsbewijs
Kopie van verworven diploma’s
Referentiegegevens
Bewijsstukken registratie BIG-registratie, AGB-code en/of registratie Stichting Kwaliteitsregister Jeugd
CAO die van toepassing was bij uw vorige werkgever
Uw titerbepaling
Gegevens ten behoeve van de Belastingdienst (zoals loonheffingskorting)
VOG

Uw aanmelding voor een evenement

Wij organiseren verschillende evenementen, zoals symposia. U kunt zich hiervoor aanmelden. Om u toegang te kunnen verlenen tot het evenement en om eventuele betalingen af te handelen, verwerken wij uw persoonsgegevens. Dit doen wij op grond van de overeenkomst die u met ons sluit. Wij verwerken hiervoor de volgende persoonsgegevens:

Inloggegevens
Contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer)
Bedrijfsgegevens en functiegegevens
BIG-nummer
Betaalgegevens
Factuurgegevens

Deze gegevens bewaren wij totdat het evenement is afgelopen. De factuurgegevens bewaren wij langer, omdat wij hier een wettelijke bewaarplicht toe hebben.

Het gebruik van één van onze contactformulieren

Via onze website bieden wij verschillende contactformulieren aan. U kunt hier gebruik van maken als u vragen of opmerkingen heeft. Door ons aanbod om in contact te treden te accepteren, gaat u een overeenkomst met ons aan. Wij verwerken deze gegevens om uw bericht te kunnen beantwoorden, op grond van deze overeenkomst. Het betreft de volgende persoonsgegevens:

Contactgegevens (zoals naam en e-mailadres)
Geslacht
Inhoud van uw bericht

Deze gegevens bewaren wij totdat uw vraag of opmerking is beantwoord en maximaal 1 maand nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad.

Uw aanmelding voor onze nieuwsbrief

Via onze website kunt u zich aanmelden voor de digitale nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief sturen wij maximaal zes keer per jaar. Bijvoorbeeld over een symposium, evenement of informatie voor verwijzers. Voor het verzenden van de nieuwsbrief verwerken wij, met uw toestemming, de volgende persoonsgegevens:

Contactgegevens (zoals naam en e-mailadres)
Geslacht
Voorkeuren

De toestemming kunt u altijd weer intrekken, bijvoorbeeld via het linkje dat we in elke nieuwsbrief meezenden. Wij bewaren deze gegevens totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief en maximaal 1 jaar nadat wij u voor het laatst een nieuwsbrief hebben gestuurd.

Verstrekking aan derden

Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken indien u hiervoor geen toestemming heeft gegeven, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van een overeenkomst die u met ons sluit of indien dit wettelijk verplicht is of indien wij hier een ander gerechtvaardigd belang voor hebben. Wij werken met diverse bedrijven samen. Sommige bedrijven verwerken persoonsgegevens in opdracht van Emergis, anderen zijn zelfstandig verantwoordelijk.

Verwerkers:

De leverancier van onze administratietools en ons andministratiekantoor
ICT-dienstverleners
Vrijwilligers
Recruitmentsysteem vacatures
Partijen die cookies aanleveren, zie hierboven

Zelfstandig verantwoordelijk:

Zorgverleners

Beveiliging

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens op een passende manier worden beveiligd tegen misbruik en ongeautoriseerde toegang. Wanneer wij andere partijen inschakelen om in onze opdracht persoonsgegevens te verwerken, zorgen wij ervoor dat deze partijen minimaal hetzelfde beveiligingsniveau hanteren en zich aan de wet houden.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat u van deze websites gebruik maakt.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd en oude versies houden wij beschikbaar. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Uw rechten

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

U heeft de volgende rechten:

uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
inzage in de persoonsgegevens die we hebben;
het laten corrigeren van fouten;
het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
intrekken van toestemming;
bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;
overdraagbaarheid van gegevens.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over uw privacy en onze privacy- en cookieverklaring, dan kunt u deze stellen door een e-mail te sturen naar gegevensbescherming@emergis.nl. Heeft u vragen over deze website? Neem dan contact op met de dienst communicatie via het mailadres communicatie@emergis.nl of neem telefonisch contact met ons op via 0113 26 79 37.

Stichting Emergis
Oostmolenweg 101
4481 PM Kloetinge
KvK: S 41115214